Allgemeines

 

Vollständige Rechnungsangaben und die Einhaltung der Formvorschriften bei der Rechnungserstellung sind unabdingbare Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Daher sollten Sie sowohl bei der Erstellung eigener Rechnungen als auch bei der Kontrolle eingehender Rechnungen größte Sorgfalt walten lassen - auch im Interesse Ihrer Geschäftspartner. Gleiches gilt aber auch für eine Gutschrift.

 

Steuerliche Grundlagen

 

Umsatzsteuer ist die Steuer auf Waren oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen im Inland verkauft, auf den Eigenverbrauch der Unternehmer und auf Gegenstände, die in das Zollgebiet importiert werden (Einfuhrumsatzsteuer). Die deutsche Umsatzsteuer ist eine Mehrwertsteuer. Sie wird auf jeder Handelsstufe aus dem Bruttoumsatz errechnet.

Vorsteuer ist die Bezeichnung für die einem Unternehmer für bezogene Lieferungen und Leistungen in Rechnung gestellte Summe von Umsatzsteuerbeträgen (Beschaffungsseite), die er von der an das Finanzamt abzuführenden Umsatzsteuer auf eigene Leistungen (Absatzseite) abziehen kann.

 

Formanforderungen

Die Rechnung muss grundsätzlich in Schriftform vorliegen, d.h. sie muss die Anforderungen an eine Urkunde im üblichen Sinne erfüllen. Darüber hinaus können Rechnungen aber auch auf elektronischem Weg übermittelt werden. Dies erfordert jedoch die Zustimmung des Empfängers.

 

Elektronische Übermittlung von Rechnung

 

Bei elektronischer Übermittlung der Rechnung ist zu beachten, dass hier die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten sind. Dies kann wie folgt geschehen:

mit qualifizierter elektronischer Signatur oder mit qualifizierter elektronischer Signatur mit Anbieter-Akkreditierung

im EDI-Verfahren mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form, wenn diese zusammenfassende Rechnung mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde.

Häufig wird Sie das Finanzamt zur Vorlage der Rechnung auffordern. Dabei ist es nicht zu beanstanden, wenn Sie als vorläufigen Nachweis einen Ausdruck der elektronisch übermittelten Rechnung vorlegen.

Hinweis
Dies entbindet Sie als Unternehmer allerdings nicht von der Verpflichtung, auf Anforderung nachzuweisen, dass die elektronisch übermittelte Rechnung die entsprechenden Voraussetzungen aufweist.

Insbesondere bei einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung gilt es für Sie Folgendes zu beachten: Zur Erstellung der Signatur wird ein qualifiziertes Zertifikat benötigt, das von einem Zertifizierungsdienstanbieter ausgestellt wird und mit dem die Identität des Zertifikatsinhabers bestätigt wird.

 

E-Mail-Rechnungen

 

E-Mails gelten hierbei nicht als Urkunde, auch dann nicht, wenn sie nach dem Empfang

ausgedruckt werden. Ausnahme: Bei einer per E-Mail übermittelten Rechnung ist entweder

a)    eine qualifizierte elektronische Signatur oder

b)    eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung

erforderlich. Nur damit wird die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet.

 

Fax-Rechnungen

 

Auch bei Rechnungen, die per Telefax übermittelt werden, handelt es sich um elektronisch übermittelte Rechnungen. Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, wenn bei Fax-Rechnungen die Berechtigung zum Vorsteuerabzug erhalten bleiben soll:

Die Übertragung muss von Standard-Fax zu Standard-Fax erfolgen.

Wie bei E-Mail-Rechnungen ist bei Fax-Rechnungen für den Vorsteuerabzug bei Übertragungen

·       von Standard-Fax an Computer-Fax,

·       von Computer-Fax an Standard-Fax,

·       von Computer-Fax an Computer-Fax

eine digitale Signatur nach dem Signaturgesetz erforderlich, um die Echtheit der Daten dokumentieren zu können. Enthält die auf den vorgenannten Wegen übermittelte Rechnung keine digitale Signatur, verfällt der Anspruch auf Vorsteuerabzug.

Sowohl Rechnungsaussteller als auch Rechnungsempfänger müssen jeweils einen Papierausdruck der Rechnung aufbewahren, wobei der Rechnungsempfänger mit der Übersendung der Rechnung per Fax einverstanden sein muss.

Der Empfänger sollte daher auf jeden Fall schriftlich bestätigen, dass er der Versendung von Rechnungen per Fax zustimmt und die Voraussetzungen erfüllt. Es gilt jedoch auch hier, dass die Berechtigung zum Vorsteuerabzug nur dann besteht, wenn der Rechnungsaussteller einen Papierausdruck der Rechnung aufbewahrt. Dabei ist es wichtig, dass alle Papierausdrucke lesbar bleiben. Wenn die Fax-Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt wurde, muss sichergestellt werden, dass sie für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren lesbar ist. Da Ausdrucke auf Thermopapier schnell unleserlich werden, empfiehlt es sich, die auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung nochmals auf normales Papier zu kopieren und Originalausdruck und Kopie zusammen aufzubewahren.

 

Online-Fahrausweise

 

Bei Fahrausweisen ist es für Zwecke des Vorsteuerabzugs nicht zu beanstanden, wenn der Fahrausweis im Online-Verfahren abgerufen wird und durch das Verfahren sichergestellt ist, dass eine Belastung auf einem Konto erfolgt.

 

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