Wann ist das Kassenbuch ordnungsgemäß?

Grundsätzlich gilt: Die Kasse muss so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die angefallenen Geschäftsvorfälle erhalten kann. Finanzverwaltung und Rechtsprechung haben die Anforderungen an die Kassenführung wie folgt konkretisiert:

• Kassenaufzeichnungen müssen laufend, vollständig, zeitnah erfolgen und richtig sein.

Die Bareinnahmen und -ausgaben sollten jeweils am Tage der Vereinnahmung oder Verausgabung ins Kassenbuch eingetragen werden. Bei Eintragungen, die nicht spätestens am Folgetag im Kassenbuch vorgenommen werden, besteht infolge drohender Unübersichtlichkeit die Gefahr der Verwechslung der Belege und damit auch des Ausweises unzutreffender Sollbestände im Kassenbuch. Die ordnungsgemäße Kassenbuchführung erfordert grundsätzlich die Erfassung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls.

• Keine Eintragung ohne Beleg

Jede Geldbewegung muss durch einen Beleg nachgewiesen werden können. Für Barentnahmen und -einlagen muss der Steuerpflichtige gegebenenfalls Eigenbelege fertigen, aus denen zumindest Datum und Betrag der Geldbewegung zweifelsfrei hervorgehen. Eine Kassenführung, bei der die Verbuchung der Barentnahmen und -einlagen ohne Belege am Monatsende im Steuerbüro vorgenommen wird, hat nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs keine Beweiskraft der Ordnungsmäßigkeit inne und rechtfertigt Hinzuschätzungen. Die Belege müssen durchnummeriert und den Kassenunterlagen beigefügt werden, um eine schnelle Zuordnung zu ermöglichen. Der Kassenbestand kann niemals negativ sein - eine Kasse kann nicht mehr als leer sein.

• Änderungen müssen nachvollziehbar sein

Die Kassenaufzeichnungen dürfen nicht nachträglich abgeändert werden können. Falls ein fehlerhafter Eintrag erfolgt ist, muss er durchgestrichen werden, ohne ihn dabei unlesbar zu machen. Radierungen, Überklebungen usw. lassen unter Umständen erhebliche Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung aufkommen.

• Kassensturzfähigkeit

Der Bestand einer betrieblichen Kasse (Ist-Bestand) muss jederzeit durch Auszählen mit dem buchmäßig festgehaltenen Bestand des Vortags und den zwischenzeitlich angefallenen und belegten Geldbewegungen abstimmbar sein.

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